이메일 오버로드에서 탈출하기
이메일은 직장인들에게 중요한 의사소통 수단이 되었습니다. 제 경우, 일이 한가하거나 메일을 적게 받으면 메일을 천천히 읽고 처리하지만, 일이 많거나 메일이 한꺼번에 몰려 올때면 빨리 훑어 봅니다.
가끔이지만, 메일을 훑어보다 낭패를 당할 때도 있습니다. 우리나라 말 특징 때문에, 이야기를 끝까지 읽어야 한다지만, 가끔은 장황하거나 내용을 종잡을 수 없는 메일을 읽다가 ‘별 거 아니겠지’라고 지나가면 여지없이 구멍이 생기더군요. 메일을 잘 읽지 않은 사람, 그리고 자신도 무슨 말을 하는지 모르는 것을 보낸 사람에게 잘못이 있지만.
메일이 폭발적으로 증가하면서, 메일 한통에 기울일 수 있는 관심의 양은 그만큼 줄어든 것이 이메일 피로증후군의 원인이겠죠. 반복되는 실수를 방지하기 위해, 다른 사람들이 메일을 효과적으로 어떻게 관리하는지 검색해봤습니다. 구글링을 하다 Mark Hurst가 쓴 Bit Literacy라는 책을 발견했습니다.
이 책의 핵심내용 가운데 하나는 ‘받은 편지함에 아무 것도 남겨두지 말라’입니다. 왜 그럴까요? 궁금하시죠. 저도 아직 책을 읽지 않아, 정확한 이유를 말씀드리기 어렵지만. 이 책과 함께 검색되는 http://www.gootodo.com에서 실마리를 발결할 수 있었습니다.
gootodo.com은 받은 메일을 To-do list 항목으로 관리해주는 사이트입니다. 어떻게 생긴 사이트인지 궁금해 가입해 사용해봤습니다. 잠깐 사용했지만, 아이디어가 무척 좋더군요.
사용방법은 간단합니다.
‘고객사에서 3일 후에 회의를 하자’는 메일을 보냈다고 가정하죠. 사람에 따라서 다르지만, 이런 메일을 받으면 포스트잇, 다이어리, 업무수첩 등에 회의가 있다고 표시하거나. PDA를 사용하시는 분이라면, PDA에 이런 내용을 기록하기도 하고요. 물론 소프트웨어로 일정을 관리하시는 분도 있고요.
gootodo.com의 간단한 GUI
gootodo.com을 사용한다면, 고객사에서 메일을 받자마자 받은 메일을 d2@gootodo.com으로 보내면 됩니다. 회의가 오늘이라면, today@gootodo.com으로 메일을 보냅니다. 즉, 이 사이트는 메일주소와 To-do list의 마감일을 연동시켜 놓았습니다. 아이디어가 반짝입니다! 
정리하자면,
- 마감일이 일주일 후라면, w1@gootodo.com
- 마감일이 한달 후라면, m1@gootodo.com
- 마감일을 직접 지정할 수도 있죠. 바로 이렇게요, july30@gootodo.com
마감일을 정해서 받은 메일을 gootodo.com으로 보내버리고, 메일을 지워버리는 거죠. 이렇게 하면, 받은 편지함을 비워있는 상태로 유지하고, 이메일 피로증후군에서 벗어날 수 있다는 게 Bit Literacy의 요지인 듯합니다(아직 읽지 않아 추측입니다).
gootodo.com을 사용해 본 느낌은 좋았습니다. 다만 아쉬운 것은 업무메일은 보안사항이 많기 때문에, gootodo.com과 같은 외부 사이트에 보관할 수 없다는 점입니다.
그래서
아웃룩을 사용해서 gootodo.com처럼 메일을 관리할 수 있는 방법을 고민해봤습니다. 그리고 방법을 찾았습니다. 이미 이렇게 사용하시는 분들도 있겠지만, 모르시는 분들을 위해 아웃룩을 gootodo.com처럼 사용하는 방법을 공개합니다.
같은 방법으로, 작업영역으로도 메일을 옮기실 수도 있습니다. gootodo.com을 사용하면서 비슷한 사이트가 우리나라에도 있으면 좋겠다는 생각을 했습니다(속도가 조금 느린 편이더군요). 아니면 이미 나왔는데, 제가 모르고 있을 수도요.
작은 팁이지만, 이메일 홍수에서 빠져나오시는 데 도움이 되길 바랍니다.
Be Agile! 
About the Author
This is Hani! My job is consulting, system design and project management... Sometimes coding. I hope you have a great time on my blog.
January 26th, 2008 at 8:19 am
좋은 글 잘 보았습니다. 요즘은 아웃룩을 잘 안 써서 이 방법을 활용할 기회는 없을 것 같지만 아웃룩을 쓰는 회사에 들어가면 이 방법 꼭 써 보아야겠군요.
저는 이 글 자체가 중요하다기보다는 이렇게 생활(작업)을 개선하는 노력이 더 중요하다고 생각해요. 아마도 Be Agile이 그런 내용인 것 같은데 그런 면에서 Hani님의 글은 참 좋아요. 저도 일정관리, 시간관리에 관심이 많아 일정관리 여러 프로그램(프랑클린 플래너 사용, GTD 등)을 공부하기도 하는데 방법보다 더 중요한 건 내 마음인 것 같아요. 개선하려는 의지. 자기에게 맞는 것을 찾는 노력.
뜬금없는 말이지만 어쩐지 마음도 따뜻한 분일 것 같다는 생각도 들어요.
January 26th, 2008 at 10:26 am
37Signal의 Highrise(http://www.highrisehq.com/scenario-email-task.php)도 비슷한 기능을 제공해주는 것 같아요.(사용해보지는 않아서..–;) 하지만..지적해 주셨지만..저같이 보안중시 거대조직에 있는사람들에게는 먼 나라 얘기입니다..
January 26th, 2008 at 10:54 am
아웃룩과 외부서비스의 차이는 ‘실시간 공유’겠죠.
January 27th, 2008 at 9:37 am
웅이님.
끊임없이 개선하려는 마음이 중요하다고
생각합니다. 그런 의미에서 본다면, 웅이님의
블로그에서도 웅이님의 노력이 옅보입니다.
좋은 말씀 감사드립니다.
January 27th, 2008 at 9:39 am
배고픈 바보님.
알려주신 링크로 들어가보민, gootodo와 37signal이
유사한 기능을 제공해 주네요. 좋은 정보 감사드립니다.
말씀해 주신 것처럼, ‘실시간 공유’가 웹이 지닌 장점
맞습니다.
실시간 공유는 안 되지만, 아웃룩에 있는 일정
공유하기 기능을 사용한다면 같은 아웃룩 사용자끼리는
일정을 공유할 수 있습니다. 물론, 웹보다 접근성이
떨어지지만요.
January 31st, 2008 at 10:00 am
잘 보았습니다.
알려주신 두 곳 모두 유용한 사이트임에는 공감입니다.적어도 “개선을 위한 끊임없는 노력과 마음이 옅보이는…”
한가지 우려되는 점은, (서비스 사업자의 입장이라면/혹은 대형환경에서의 서비스로 생겨난다면) 저장되야 하는 메시지의 총량…이것이 문제일 수 있겠네요
Text Base의 단순 메시지를 100KB라고 가정했을 경우,
사용자의 받은 편지함 + ToDoList(혹은 Task)가 되어 2배의 저장공간을 요구하게 될 것 같다는 생각이 듭니다.
여기에 Service를 위한 storage + 재해복구를 위한 Backup storage 까지 더해진다면….
물론 서두에서 “더 이상 받은 편지함에 남겨두지 말고 Forwarding…”이라는 전제를 달아두셨지만, 무료용량을 더 많이 제공하는 곳이라면 이리 옮기고 저리 옮겨다니는 국내의 메일유저들에게 서비스 하기에는 요원한 일이 될 거라는 생기네요.
너도 나도 자사의 가입자 증대를 위해 “메일서비스는 꽁짜로 제공~”이라는 Cherry 들을 던져왔던 국내포털의 초기 시장진입 정책을, 지금은 아마도 눈덩이 처럼 불어난 운영비용을 들여다 보며 고민들을 하고 있을 겁니다.
Going 할 수도 없고, Stop 할 수도 없고….
두서 없는 글, 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.
January 31st, 2008 at 11:03 am
역시나 트랙백을 걸기가 좀 어려웠습니다.
원시적인 방법으로…
http://zankke.tistory.com/76
January 31st, 2008 at 1:20 pm
낭만짱깨님.
공짜 메일서비스에 대해서, 깊이 생각해 보지 않았는데,
낭만짱깨님의 댓글로,공짜 메일에 대해 생각해봤습니다.
좋은 의견 감사드립니다.
다만,
gootodo와 37signal은 모두 유료사이트이기 때문에,
지적해 주신 무료메일의 문제점에서 조금 벗어나 있을
듯합니다.